(情報公開）電子メール、SNS,チャットワークについて

このページでは、行政機関の保有する電子メール、sns,チャットワークに関して記載しています。

電子メールやチャットワークについても①職員が職務上作成・取得したものであって②行政機関の職員が組織的に用いるものとして③当該行政機関が保有しているものに該当する場合は行政文書となります。

・意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡づけや検証に必要となる行政文書に該当する電子メールについては原則として作成者又は第一取得者が速やかに共有フォルダ等に写し保存するとされています。第7２回2019年1月30日公文書管理委員会資料２－１リンク内閣府HP、

・電子メールの保存

いずれの府省においても、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的なあとづけや検証に必要となる行政文書に該当する電子メールについては、作成者又は第一取得者が共有フォルダや文書管理システム等で保存することとしているようです。

　1年以上の保存期間の必要な電子メールの選別及び手順については内閣府大臣官房公文書管理課「電メールの選別及び保存の手順について」があります（第78回公文書管理委員会、資料リンク）

）。

　保存の形態は・PDF、紙形式、メールソフト形式等、府省によって様々とのこと。（第71回公文書管理委員会資料、公文書監察室報告資料リンク内閣HPから）。

　一般的には職員の個人的な手紙や個人的にツイッターで発進した内容が記録された媒体が、直ちに行政文書に当たるとはいえない。もっとも、例えば、ツイッターの記載内容について、行政機関において起案し、当該行政機関のパソコンから送信するなど組織的な広報活動として、ツイッターを用いている場合などは、当該ツイッターの内容について、適切な媒体により行政文書として適切に保存することが必要である。

　また、例えば、他の行政機関に対する連絡、審議会等や懇談会等のメンバーに対する連絡を電子メールを用いて行った場合は、当該電子メールの内容について適切な媒体により行政文書として適切に保存することが必要であるとされています（行政文書の管理に関するガイドライン平成29年改正11頁）。

　第1回公文書管理委員会2010年7月では事務方から説明がなされています。その内容を簡単に説明すると。

・媒体に関係なく公文書であれば公文書である。つまり、①職員が職務上作成・取得したものであって②行政機関の職員が組織的に用いるものとして③当該行政機関が保有しているものに該当する場合は公文書となります。

・次にその内容が重要なものであれば1年以上の保存期間が説定され保存される。

という理解のようです。正確な説明はこちらのリンクを参照してください(第1回公文書管理委員会議事録リンクｐｄｆ）。

・保存期間が一年未満の文書であれば、担当者の判断で廃棄できるとさあれています。

※1年未満文書に関しては当事務所過去記事（情報公開）行政文書ファイル管理簿に無い文書（軽微事案等）に関する考察

・保存期間を1年以上とする文書＝意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡ずけや検証が必要となる文書として電子メールが該当する例として想定されるものとして以下の文書があります。

・決裁権限や意思決定権限を有する管理職以上の職員からの政策の企画立案や事務及び事業の実施に関し影響をおよぼすような指示等が含まれるもの

・審議会委員や懇談会構成員からの、審議会としての意思決定や懇談会としての取りまとめに係る内容が表明されたもの。

・法令協議等において、協議先の行政機関からの意見等が表明されたもの

・地方公共団体、業界団体等の外部から寄せられたもので、政策の企画立案や事務及び事業の実施の根拠として保存が欠かせない情報が記載されたもの。

重大な事案（災害・事件・事故等）など

が想定されているようです（第72回公文書管理委員会2018年1月30日資料２－１リンク内閣府HP。