2024年1月2日
このページでは、総務省に対する情報公開請求に関して記載しています。時の経過により、内容に齟齬を生じる可能性があります。実際に情報公開請求をする場合には、総務省のHPなども参照しながらおこなって下さい。
総務省
総務省は、国民生活の基盤に係る非常に幅広い行政分野を掌握しています。また、総務省固有の業務として、いわゆる行政管理局、行政評価というとことで、各庁横串的なチェック機能があると説明されています。１００を超える課室を有する大きな機構です（第４回公文書管理委員会、１７頁参照）。
文書の特定まで。
文書の特定の場面では、以下のような状態にあることが予想されます。
ア、 報道や国会の答弁等により、目的とする文書の存在が判明している。
イ、 目的とする文書を閲覧したいものの、その文書は報道や国会答弁などで明らかにされていない。
ア、のように報道や国会の答弁などで文書の存在が明らかである場合には問題が少ないと思いますので、イの状態にあるときに文書を検索してゆく方法に関して記載していきます。
文書の検索に関しては以下の順序を踏むことが通常であると思われます。
- どの組織に文書があるのか？
- 、文書の特定に必要な事務
- 事務方に問い合わせる。
- 行政文書ファイル管理簿等で文書を調べる。
なお、ア、の報道や国会答弁からの情報をもとに開示請求する場合にはこちらが参考になります過去記事→（情報公開請求）情報公開請求書にプレスリリースを添付する利点。
どの組織に文書があるか？総務省の場合
情報公開請求では、一般的に開示請求書は担当の局や機構に提出することを求められます。ですので、欲しい文書の事務を掌握する必要があります。例えば、内閣府本府における情報公開でもHPで開示請求の宛先一覧を公表しています。
内閣府HPリンク これに対し、総務省本省所有の文書の開示請求窓口は、本庁舎２階の「情報公開閲覧室」に開示請求書を提出することになります。請求先の窓口を調べる手間が省けます。
事務の掌握先を調べる。
行政ファイル管理簿からファイルを調べるためにも、目的の文書を作成・保有していると思われる組織がどこなのかを調べる必要があります。
事務を掌握しているのは、通常は事務を所管している組織であると考えられますので、あたりをつけていきます。この場合においては以下のような方法が考えられます。
等の調べ方があると思います。
その際、総務、庶務、官房などの組織は、いわゆる「立案、調整」などの事務を行うために複合的な性質を有しているので、事務に関与しているかどうかは分かりにくいと思います。
また、そのような事務を行ったとしても「所管課が原本を保有しているために文書は廃棄した」との説明をされる可能性もあります。しかし、公文書管理法4条に規定する事務に関しては「文書を作成しなければならない」と規定されていますので同条に該当するような文書は作成しなければなりません。このようなことは審査会でも指摘されることがあります。参照ページ過去記事→学術会議問題と情報公開の状況
このような総務官房庶務の事務に対して、許認可申請などの定型的に反復するような事務は掌握先が分かりやすいと思います。
文書保存期間表と照らし合わせてみます。
特定文書のめぼしがついてきたら、行政ファイル管理簿で特定にかかっていこうと考えがちです。しかし、行政ファイル管理簿での検索は簡単ではありません。その理由としては
- 文書ファイルが大量にヒットしてしまう。
- 絞り込みがかけづらい。
- 他の課も出てきてしまう。
等の部分に理由がありそうです。個人的な意見として「各省庁の膨大な文書ファイルを一つのデータベースにまとめて使うことに無理がある。」との感想をもちます。
なお、窓口では行政文書ファイルの一覧が閲覧できるようです。しかし、事務の担当部局も分からずに行政ファイル管理簿を見てもさっぱりわからないのではないでしょうか？
上記のような問題があるので、ここで私はファイル管理簿の検索の前に「文書保存期間表」に目を通しています。総務省本省等文書保存期間表リンク
上記のリンクを見ると、総務省本省等にはどのような組織があるのか分かります。もちろん、総務省の組織図などをあわせてみてもいいでしょう。
文書保存期間表には、行政ファイル管理簿に対応する文書の分類や保存期間、そのファイルにどのような文書が存在するのかの例などが記載されています。
ここまで分かると行政機関ファイル管理簿の検索もずっと容易になるのではないでしょうか？
情報公開請求書の作成。
以上のように、下調べが終わったら開示請求書を作成していきます。
開示請求書の書式は、総務省のHPからダウンロードすることで取得できます。
開示請求書の作成で、一番大切なのは「文書の特定に必要な事項の記載」です。どの程度詳しく書く必要があるのか？という問題があります。
この点「職員が他の行政文書と識別ができる程度の記載が必要である。」との取扱がなされています。
欲しい文書が行政ファイル管理簿等である程度特定できるのであれば問題は少ないと思います。これに対して、「○○に関する」や「○○という根拠を示す」というように抽象的な文言で作成する場合には注意が必要です。
なぜなら、抽象的な文言は解釈の幅もでてきてしまうので、自分のイメージしたとおりの理解をしてもらえない可能性があるからです。
情報公開請求書の提出。
開示請求書が作成出来たら、一件に付き、開示請求手数料300円分の収入印紙を貼付て開示請求窓口に提出します。総務省本省の開示請求窓口は、本庁舎2階の情報公開窓口に提出します。
総務省HPリンクPDF、また、総務省では封筒に朱書きで「情報公開請求関係」と書く取扱いとなっています。
窓口に請求書を提出する事もできます。この場合の手数料については現金での支払いも可能なようです。しかし、お釣りの用意は無いようなので、納入金額ちょうどの金額を用意する必要があります。
開示請求書は件数につき1枚を提出することが好ましいとされています。（厚生労働省「情報公開事務の手引」参照。
開示決定から閲覧まで。
開示するかどうかの決定は、原則として、請求のあった日から30日以内に書面により通知されることになっています。
しかし、開示決定までに長期間を有するケースもあるので安心はできません。
開示決定後は、案内に従い事務を進めることになります。開示実施手数料の額や謄写の送付などの費用に関しては、
総務省HPリンクPDF当事務所の紹介
東京都中野区にある北原伸介行政書士事務所では、情報公開請求に関する事務を行っております。
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情報公開請求や公文書の管理に関心が強い行政書士。
taroimo1030@gmail.com
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お問合せは無料です。文書に関するものでしたらあらかじめFAXいただくとスムーズです。
