2024年4月25日
情報公開制度での文書の公開請求に関してのコツというものはあるのでしょうか？
人それぞれの情報公開請求制度の使い方があるので、一概には何とも言えないと思いますが以下のように分類することができます。
ア スムーズに狙った情報を取る。
イ 多少時間をかけても、欲しい情報をあぶり出して行く。
イ のようにじっくりと情報公開請求を行うような場合もあり得ます。このような場合には、数回の請求は覚悟することになるでしょうし、公務員とのやり取りや審査請求などの手続きも必要になるかもしれません。
どのように開示請求を使って行くかは、それぞれのやり方に短所も長所もあるので、いちがいに評価することはできません。
私の性格は、「なるべくスムーズに文書を請求したい。」と考えることにマッチしています。
ですから、今回の記事では、一応の目的として上記でいうアの目的に即してすなわち、スムーズに開示請求を行うことを目的として私なりの意見を書いていきます。
文章の特定ができる請求書を作成することがコツな理由。
情報公開制度で文書の開示請求を行ううえで、「文書の特定」が大切であることは言うまでもありません。情報公開制度の流れとしては以下のように進んで行くことが予想されるからです。
（私）開示請求書の作成→（私）提出→（公）請求書に基づき文書を特定→（公）不開示情報などの確認→（公）開示決定
わたしたちの仕事としては、「文書の特定」ができる程度の請求書を作成することにあります。請求書をもとに職員さんが文書を特定して開示してくれます。
文書の特定ができない場合の展開
私たちが作成した請求書を読んで、公務員が文書の特定ができない場合には以下のような展開が考えられます。
- 公務員から電話で確認がくる。
- 請求書の補正を求められる。
- 行政ファイル管理簿などの情報を提供されて、判断をうながされる。
このように、ひと手間かかってしまいます。
請求書作成のためのヒント
開示請求書作成のためには、行政機関等の保有する情報が予想できなければなりません。
情報公開請求を行う場面としては以下のような状況が考えられます。
- 新聞などの報道を掘り下げる。
- 日常生活や仕事に即した情報を手に入れる。
- 官庁の広報の情報をもとに、文書をとる。
- 調査研究のため。
報道から情報開示請求を行う
新聞などの報道をもとに公開請求する場合には、その報道に即して請求書を作成することができます。その場合には「〇月〇日○○新聞朝刊○○面」などと記載して、特定の報道があった事実も書くといいでしょう。その際に、記事を印刷して同封することも有用です。（情報公開請求）情報公開請求書にプレスリリースを添付する利点。
インターネットのニュースなどであれば消えてしまう可能性もあるので、印刷しておくことをおすすめします。なお、報道がされていても、実際には文書がない場合もあります。
日常生活や仕事のために情報公開請求をする
日常生活や仕事に即した情報は、該当する情報機関等のＷＥＢから調査を始めることになるかと思います。
会社の許認可にかかわる情報などは、担当の部署が公表している可能性が高いと感じます。行政庁の公表しているガイドラインや手引書、審査基準などを検索してみることをお勧めします。ちなみに、建築設計所などは多く請求されています。東京都ではあらかじめ公開しているものも多いです。
東京都情報公文書情報公開システムリンク 都市計画など、生活に係る情報も多くの場合は公表されている可能性が高いと感じます。行政庁のサイト内検索で探してみます。
また、都市計画などの生活に係る情報は、多くの場合に議会で議論がなされているので議事録を検索することも有効です。その際に議員の質問に回答している課長クラスの行政職員の所属部署が文書を保有している可能性が高いでしょう。
都市計画に関しては、大手のゼネコンでも情報を公表して住民に説明している場合も多いので、事業主のサイトを訪れることも有用です。例
明治神宮外苑前 伐採問題 行政機関等には、情報公開に関する窓口も備えられています。
請求書を作成するために
欲しい情報に係わる文書が決まりましたら、開示請求書を作成していきます。
どこに文書があるのか？
開示請求書は行政機関の長を名宛人として公開請求すると法律4条に書いてあります。しかし、多くの場合には権限の委任がなされています。ですから、公開請求書を提出する機関（文書の保有部局）に対して開示請求書を提出することになります。例として
内閣府宛先一覧リンクどこに文書があるのか？は最初のハードルになります。それでは、文書の保有先をどのように探すと効率的なのかでしょうか？
窓口に電話して相談する。
書籍によると、「文書特定記載および文書保有部局が分からない場合には悩むよりも、電話で窓口に相談するのが良い。」と記載されているものがあります（坂本団、編『情報公開・開示開示請求マニュアル』平成２８年、民事法務協会、５ページ）。
情報公開に関する窓口は多く用意されているので、相談することも手です。
行政文書ファイル管理簿をつかう
軽微なものを除く文書は原則として、行政ファイル管理簿にファイルされて公表されることになっています。そして、行政ファイル管理簿は公表されており国民の皆さんの公文書検索ができるというのが、制度の建前です。
しかし、行政ファイル管理簿の検索は少々使いづらい面があります。したがって、行政ファイル管理簿のみで目的とする文書にたどり着くことは簡単なことではありません。私の場合には下記で説明する保存期間表なども合わせて使っています。
行政文書ファイル管理簿は、e-GOV（サイト名）で公開（公文書管理7条）されています。詳細検索設定も行うことができるので、行政文書ファイル管理簿を手掛かりとしてどの機関にどのような文書があるのか検索しながら探すことができます。
行政文書ファイル管理簿で示された文書は、通常は文書の特定に必要な事項を満たすものとして扱われます。行政ファイル管理簿を示された請求書は適切な開示請求書であると言えるでしょう。
なお、行政文書ファイル管理簿にファイルされない文書もあることに留意が必要です（公文書管理法5条5項）。
保存期間表
行政機関は文書の保存期間表を作成して公表している場合が多いです。保存期間表には、例としてどのような文書がファイルされているのかが掲載されています。
保存期間表と上記の行政文書ファイル管理簿を併用することで、どのような文書がどこにあるのか推測することが可能です。（情報公開）標準文書保存期間基準（保存期間表）を使う。
組織図を使う
行政機構は巨大な組織です。部局は事務の範囲と考えることができます。多くの場合には組織図を作成し国民に対する説明をおこなっております。
組織図を利用して、どのような組織がどのような文書を保有しているのかを推測することができます。例えば、組織図からあたりをつけて、上記の行政文書ファイル管理簿で組織の保有している文書を検索してみます。
組織図を検索するには「内閣府 組織図」などと検索してみます。
なお、複数の省庁が関与する文書もあります。そうすると、どの機構で文書が保有されているのかが問題となるケースもあります。
公文書館にアクセスして調べてみる
保存期間を終えた公文書で、歴史資料として重要な公文書その他の文書は公文書館に移管されます（公文書管理法5条5項）。ですので、過去の公文書を閲覧することによって、どのような行政機構の部局がどのような文書を保有しているかに関して参考になります。
また、行政文書ファイル管理簿と異なりカテゴリーが用意されていることが地味にうれしいですね。
公文書館であたりがついたら、行政文書ファイル管理簿で検索してみましょう。
請求書を書いて行く。（文書の特定に必要な事項）
文書の特定に必要な事項に関して書いて行きます。
どの程度の記載が必要か？が問題となります。この点、「行政機関の長が、当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別・区分できる程度の記載が必要である。」と説明されます。（考え方、手引き、要綱等参照）
行政文書ファイル管理簿が判明している場合
行政ファイル管理簿が判明している場合には、行政文書ファイル管理簿を示すことで、適切な請求書として取り扱われます。
なお、請求1件につき一枚の申請書を作成することが好ましいとされています。すなわち、2件の開示請求を一枚の請求書で書き上げることは好ましくないとされているのです。
一件に関しての解釈が問題になります。わたしは「相互に密接な関連を有する文書」を一件として考えております。
一件の考え方は、請求手数料にも関連してくるので重要です。
どの程度詳しい内容を書くか？
行政文書を特定するに足りる事項（情報公開法4条）の問題です。
一般的に「行政機関の職員が、当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別できる程度の記載が必要である」と説明されます。
原則として行政ファイル管理簿から、目的の文書が推測できる場合には行政ファイル管理簿を示すことでも特定に足りるという取扱いになっております。行政ファイル管理簿はこちらで公開されています。（情報公開制度）e-Govをつかう。
行政ファイル管理簿にさらに期間などを付け加えると、より文章が特定されやすくなるでしょう。
ファイル管理簿などを使用せずに請求書を作成する場合。
ファイル管理簿を使用せずに開示請求書を作成することも可能です。例えば、国会で問題となっていることや新聞報道などからヒントを得て開示請求を行うことが考えられます。他にもユニークなものとして、学校給食や刑事施設での料理の献立なども開示請求されています。
文書の特定に必要な事項の記載に関して気をつけたいところ
まず、前提として公開請求では情報の記載された「文書」が公開されるということです。
よくあるのは、「○○の部分をエクセルの表にまとめて開示して欲しい。」みたいに文書を加工して開示して欲しいという要求です。
このような請求を法律は予定していないので、適切な請求であるということはできません。「文書」がありのままの状態で公開されるということが制度の基本です。
次に、請求書の記載事項についてです。
適切な情報公開請求書に必要な要件としては、「行政機関の職員が、当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別できる程度の記載が必要である」とされています。
対象となる文書を絞り込んでゆく
他の文書と識別されるためには、対象を絞り込んでいく必要があります。対象を絞り込むためには以下のような条件を組み合わせて付けていきます。
・日付で区切る「〇年〇月～〇月までの」とか「〇〇決定後〇ヵ月以内に作成された○○」とか。
・組織で絞る「〇〇から○○へ発出された通達。」とか
・対象文書で絞る。「〇〇について○○が起案した文書」「〇〇について○○が収受した文書」とか
・事実で絞る。「○年〇月に行われた〇〇についての会議の内容が分かる文書。」
他にも事実を丁寧に書くことで対象が明瞭になるでしょう。
- いつ（いつごろ）
- どこで
- だれが（だれから）
- 何をもとに
- 収受、作成、回付？
- どこまで関連するものを？（関連も期間などで限定する。）
などを気をつけてもいいかもしれません。
文章の特定に必要な記載は各々の事案で変わります。ですので、いちがいに決まった書き方があるわけではありません。上記の事柄をすべて書かなくてはいけないというわけではありませんが、気を付けながら作成しています。
また、詳細に請求文言を組んでいくと紙幅が足りないこともあるかとおもいます。その場合には、別紙のとおりとして別紙を添付することができます。読みやすいように工夫します。
拡大する方向に働く文言
文言のなかには、対象が拡大されるものがあります。その場合に注意しなくてはならないことがあります。
① 対象が広すぎて文書の特定ができないとされる。
② 謄写する場合に莫大な費用が発生するおそれがある。
③ 開示請求に時間がかかる。
④ 行政機関の事務が圧迫される→人員予算の増加→国民の税金が上がる。
対象が拡大される例
・「○○の文書一切」
・「○○で作成された文書すべて」
・「○○、○○等」等と書く事で例示であることを示すと関連されるものも出てくる。
このなかでも、「一切。」や「すべて」「関して」などは特定に関する文言として不十分であると判断されやすいので特に注意が必要です。
・「関して」←関連性には種だねのものが想定され、何を含むのか明瞭ではないとされた答申がある。
・「文書のすべて」←包括的で不十分とされた答申がある。
以上のような、拡大される文言については注意が必要となりますが、使い方によっては有意義に請求ができる側面もあります。
その場合は、対象を絞り込む文言と組み合わせて調整して使うようにしています。
例えば「○○年〇月に○○について収受した文書一切。」とか。「〇年〇月の会議の内容がわかるもの。議事録、録音音声データ、使用された資料、メモ等すべて。」、「〇年度〇の事故に関して、特定企業から提出された文書」など
なお、「○○に関する一切」などで大量に文書を請求することが良いみたいな、記事がネット上にあります。しかし、良く参照される概説書によると「○○」の事柄にもよるが、特定が不十分とされています（総務省行政官局編『詳解情報公開法』2001年、財務省印刷局、34頁参照）。
これに対して、「目的とする文書が抜け落ちないように、できるだけ対象文書を広くすることが有意義であるとして「○○に関する一切の文書」と請求→役所から補正の連絡が来る→文書の特定は穏やかに解されていることを明確に伝えて、すべての関連する情報を対象に情報開示を検討させる。」との取扱いが有効であるとする考え方もあるようです（坂本団、編『情報公開・開示開示請求マニュアル』平成２８年、民事法務協会、４ページ）。
丁寧に字を書く
・過去には、字が判別できないために補正を求められた事例が答申にあります。
報道資料を添付する。
また、報道を受けて行政庁がHPで説明する場合もあります。その場合には説明部署から対象文書の保有の有無を推測できます。
読みやすいように工夫する
行政の職員さんは文書を読む事が得意なので、わかりづらい請求文言でも解釈して事務を進めてくれる可能性があります。しかし、こちらの意思を明瞭に伝えることができれば安定した開示請求を行うことができます。以下のことにも気を配っています。
・箇条書きを使う。
・一文が長くなりすぎないように作文する。
・常用漢字表を意識する。
法律用語に関しては、なかなか一般の方には難しいと思います。あえて使う必要がない気もしますが、「法律学小辞典」などが参考になると思います。ちなみに文書保存期間表と同じ文言で請求すると双方にとって安心ですね。
よくわからない場合
良くわからない場合には、行政機関等と相談しながら請求を進めることでもいいでしょう。
図書館で図書を参照してもいいでしょう。
また、当事務所でも情報公開請求制度に関して、相談を受けております。
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情報公開請求や公文書の管理に関心が強い行政書士。
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