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（地方公務員用）情報公開実務テクニック、ミス対応、参考事例集

お世話になっております。東京都中野区行政書士、北原です。

情報公開実務においては、どうしても人的ミスが出てしまうことは仕方のない部分もあります。
今までお世話になった公務員様のお仕事等で、感心したテクニックを紹介できればと思います。
地方自治体の事務はそれぞれの個性があることが一つの大きな魅力であります。各々の個性的な地方自治主導の行政が、民主主義の基本であることを大切にして、地方自治改革が進んでいるところであります。

個性的であることは良いことですが、情報公開事務に関しては、各自治体様の横の情報が、少し少ないような感じがあります。そこで、この記事を書いてみました。

開示請求に慣れている自治体様もあれば、一年に1件とか開示請求に不慣れな自治体様（担当課）もあると存じます。
そんな、情報公開事務担当者様の参考となれば幸いです。

受付編

・二段書き対応

二段書き（実施機関を二段に分けて一枚に書き込んでしまう申請書のこと）。コピーして2枚にして、一つの実施機関を削除すると2枚の申請書となる。99％の自治体で対応してくれるが「今回だけだよ。」と念を押されることもある。

 

・実施機関、あらかじめ数段書きの申請書
申請書に実施機関が箇条書きで記載されており、丸をするタイプの申請書がある。
実施機関の存在を申請書に意識させることができ有効。

 

・情報提供への切替提案
原則として、開示請求書受付後に情報提供への切替を提案することで、事務が円滑になる可能性がある。
しかし、申請者の不服申立の利益を奪うことになる。また、納期がないので緊張感がなくなり長期間になりがちなので注意。

 

・数課への申請書を作成
条例の中には、各課枚に申請書を作成しなければならない自治体がある。総務課が作成してしまい申請者にメール等で確認してもらうことで手間を省く。←ほんとうに助かります。

連絡編

受付時の申請書写し郵送の手間を削る
・申請書の写しに関してはメールで送付する。
・申請者に電話等で受付連絡をしておいて、その後の開示決定書郵送時に同封する方法で手数を削ることができる。なお、受付時の申請書の写しを申請者に差出すかどうか？は各自治体で取扱が異なる。

 

連絡の手間を削る
・開示請求書記載の情報について、申請者に連絡する際に、その後の支払方法や事務の流れも説明してしまい、後日の連絡の手間を省く。

・延長の連絡を電話等で申請者に通知しておいて、延長の通知書を後日の決定書送付のときにまとめて郵送する。

電話時間を削る
・申請者が、情報公開事務に詳しい場合にはマニュアルの読上げ等を省く。
・各課対応が必要な場合には、総務課が各課の連絡先一覧を申請者に提示する、その際に、各課の事務担当者の都合を記載する（メール連絡希望等）など。

文書特定・補正・検索・決定書

・開示決定書記載（郵送の場合）、公開の日時を「入金が確認でき次第」と記載する。

・補正に関しては、電話確認で済まして手間を削る。

・時間が欲しい場合には、補正に関しては書面で行う。

・補正の文書を起案してしまい、（補正の例）として申請者に通知してしまうことで、補正の正確性を担保する。

・お金が絡む請求での、文書検索にあたり、まずは会計室に相談して財務状況から、文書を保有している課を割り出してしまう。

・回答は任意であることを伝え、申請者に「請求の理由、動機」等を聴取して文書の効率的な検索に活かす。

・「文書の特定」に自信が無い場合には、申請者に、情報提供の方法をCDRにしてもらい、数多くの文書を特定してしまう。

 

取りまとめ編

・全庁調査が必要な申請のとき、本来は申請者が各課対応をしなければならない場面がある。申請者の負担を考慮して、総務課が取りまとめる。

 

決済請求、納入通知書等

・ご請求金額のお知らせについては、メール、FAXで済ましてしまう。ただし、郵送物も送っている場合には2重納付の危険があるので注意が必要。

 

・各課が請求する場合においても、総務課が納付書をとりまとめて、合算で一枚の納入通知書を作成する。（銀行手数料が必要な場合には、納入通知書一枚につき手数料がかかるため。また、納入通知書一枚ずつを処理することは、金融機関窓口担当者の労力を削ることになるから。）

・納入通知書には、コピー代、郵送代等の内訳を記載しておく。

・納入通知書に、開示決定書の文書番号及び担当課を記載しておく。

・納入通知書の印刷がずれていると、金融機関で困ることがある（切り取り線のある場合）。

・納入通知書の期限を絞ることにより、その後の入金確認が楽になる（もっとも、納入通知書の期限が切れた場合には、再発行の手間がかかることに注意）。

為替による決済。

・小為替のおつりを、コピー代に充当する形で請求する。例えば、コピー代280円、郵送代180円の場合→小為替300円＋切手160円分を請求する。

・小為替のおつりは切手でお返しする。

・申請者が、小為替の「おつりをいらない」と申し出ている場合に、赤い羽根募金でおつりを処理する。

銀行振込による決済

・全庁調査が必要な場合には、各課で必要な請求代金を総務課がとりまとめ合算で請求する。

・会計室が「何の振込か？」判別できるように、申請者が銀行振込を行う際に、振込人名義の頭に数字等を打電して振込んでもらう。

入金確認

銀行振込から入金が確認できる状態になるには、システムの都合上１０日程度かかる自治体が多い。そのため、入金確認が後回しになってしまい長期間経過してしまうことがよくある。その理由として、①申請者がいつ振込んでくるか分からない。②入金確認を会計に頼んでいた場合に、会計からの報告が遅れてしまう。ということが考えられる。

・入金完了後に、申請者に連絡してもらう。

・入金確認後に、入金の証明できるものを送付してもらう。（FAX,画像をメール等）そのためには、開示決定書やお知らせに、FAX、メールアドレス等を記載しておく必要がある。

 

郵送編

・郵便物の重さを測る、郵送料金がぎりぎりの場合には念のため、封筒に「不足分受取人払い」と記載の上、郵送する。

・申請者から郵送されていきた切手又は切手代金が不足している場合にも「不足分受取人払い」と封筒に記載して郵送することができる。

・郵送物が1000円を超える場合には、レターパックライト２つで郵送すると安く済む場合がある。

・郵便物の重さが数枚分超えてしまう場合には、数枚を両面コピーにしてしまい重さを抑えることができる。

・黒塗りのみの文書を縮小コピーで数枚をまとめてしまう。

 

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北原 伸介

情報公開請求や公文書の管理に関心が強い行政書士。 taroimo1030@gmail.com （電話）080ー7172ー8669　（FAX）03－6850ー8573 お問合せは無料です。文書に関するものでしたらあらかじめFAXいただくとスムーズです。

公務員向け（情報公開実務）

Posted by 北原 伸介