2024年4月30日
行政文書ファイル管理簿とは
行政機関の長は、行政文書ファイル等の管理を適切に行うための管理簿を作成しなければなりません。
中央省庁のファイル管理簿はe-govで公開されています。
行政文書ファイル管理簿の機能としては次のようなものがあります。
- 国民と行政機関との情報共有化ツール
- 行政文書の作成・取得からら移管・廃棄までの現況の管理ツール
- 意思決定の判断材料である情報の検索データベース
- 行政文書の管理状況の監査及び実地調査等における検証ツール
- 国立公文書館等への移管予定又は廃棄予定に関するデータベース
行政機関は、行政ファイル管理簿の記載状況について内閣府に毎年度報告することとなっております。
なお、保存期間が一年未満で重要性の乏しい文書は行政機関ファイル管理簿に記載されません。そのような文書の廃棄は公表する扱いとなっております（公文書の管理に関するガイドライン4０頁、参照）。
行政機関に対する情報開示請求にあたって、情報公開請求書の作成に、この行政ファイル管理簿を利用することが考えられます。
どこで公開されているの？
行政機関の行政機関ファイル管理簿は、事務所で公開されているほか、e-gov文書管理で公開されています。
地方公共団体所轄の団体のファイル管理簿は、その公共団体のホームページがら検索することになります。
（情報公開制度）e-Govを使をつかう。
行政文書ファイル管理簿のつくられ方
相互の密接に関連する複数の行政文書がまとめられたものを「行政文書ファイル」といいます。
「行政文書ファイル管理簿」とは、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日などが記載された帳簿です※１。
なお、一つ一つの文書の一覧表などは作成されていないことがほとんどであると思われます。事務の量が膨大になってしまうという理由があります。
しかし、第１０回公文書管理委員会ではファイルの書誌情報に関して総務省の発言があるので気になるところです。※２
こちらの発言の書誌情報が、単に数字のみを管理しているのか各々の文書の表題まで分かるのかは調査してみないと分かりません。
第70回公文書管理委員会公文書管理委員会では事務方から「行政文書ファイル管理簿をみますと、行政文書ファイル自体がどこにあるのかは分かりますけど、そのファイルの中に個別の行政文書がどのように入っているかということについては、必ずしも整理されていないというか、個別の行政文書ファイルとその中に入っている文書をというものを整理する仕組みが今だ出来ておりません。」との発言があることから、一つ一つの文書を検索することはできないようです。
この点、公開されている標準期間表を併せて使うことで何がファイルされているのか分かる場合があります。
※1「行政文書」「行政文書ファイル管理簿」とは、、、（行政文書の管理に関するガイドライン1頁参照）
※2「。ただし、こちらで言うところの13万件というのは、実際に行政文書ファイルとその配下の行政文書がぶら下がっているものが13万件ということでありまして、いわゆる行政文書ファイルの書誌情報の管理につきましては、当方のシステムで900万件しておる状態であります」総務省発言
行政文書の分類方法
公文書の管理に関するガイドラインには以下のように分類するとされています。
- 行政文書ファイル等は、当該行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階の階層構造に分類すること。
- わかりやすい名称を付けること。
- 公文書の管理に関するガイドライン別表第1に掲げられている類型の文書は同表を参酌し分類すること※１。
※1 別表第1に掲げられた業務に基づき「保存期間表」が作成されてこれを公表しなければならないとされています。そうすると、別表一と文書保存期間表はおおむねリンクしていると考えることができます。文書保存期間表から、どのように文書が分類されているかを推測することができます。
※２ 3段階の階層構造について。
まず、相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物にまとめて小分類とし、次にその小分類をまとめて中分類とし、さらにその中分類をまとめて大分類とする。
保存期間表にたどり着く方法としては次のような方法が考えられるます。たとえば、「総務省 文書保存期間表」と検索してみます。そうすると、総務省の公表ページが開かれていますので各課の文書保存期間表が閲覧することができます。
こちらの資料では行政ファイル管理簿に関して詳細に説明されていて参考になります。第70回公文書管理委員会資料２－２リンク内閣府HP
行政ファイル管理簿のみでの情報公開はできる？
・しかし、その行政ファイルに大量の文書が保存されている場合には、特定が必要となる場合がある。
行政文書ファイル管理簿により情報公開請求書作成する場合としての弱みとしては。
①そのフォルダにどれくらいの量が保存されているかわからない。
②行政文書ファイル管理簿に付けられた名称が抽象的だと。どのような文書が保存されているかわからない。
という部分があります。
そのような場合に公開請求を行うのであれば、答申検索データベースで似たような文書が問題になった例を検索すると、対象文書の量がある程度記載されているときもあります。
答申検索データベースリンクまた、相談窓口で相談するという方法もあります。
行政文書ファイル管理簿の名前からある程度の分量や内容を推測できるようであれば、行政文書ファイル管理簿のみで文書を請求することも有意義であると感じます。
この有識者は役所側でファイル管理簿のタイトルをつける仕事をしたこともあるようで、貴重な意見が述べられています。22頁ほか
（注）情報がすでに公開されていないか調べることで、官民両方の労力を削減することができます。情報公開請求を行う前に、一通りしらべることは大切だと私は考えています。私はリサーチナビを参考にして調べることがよくあります。
国会図書館リサーチナビリンク行政文書ファイル管理簿から請求書を作成する。
私達は、行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる情報を記載した請求書を作成する必要があります。
そして、行政文書を特定するに足りる情報として行政ファイル管理簿を引用することで文書を特定することができる。という取扱いがなされています。詳解情報公開法（総務省行政管理局）33～34 頁（第４条第１項第２号関係） 参照。
実際に、「ファイル管理簿の情報＋特定行政文書ファイルに綴られている文書一切」として作成されている請求書も多くあるようです。（具体的な請求文言を見るには、答申検索データベースにアクセス→検索欄に「行政ファイル管理簿」と入力して検索→個別答申の中から請求文書を探します。）
そうだとすると、行政文書ファイル管理簿から対象となる行政文書ファイルを引き出すことができれば情報公開請求書を容易に作成することができます。
行政ファイル管理簿の検索
e-govではさまざまな方法で、行政ファイル管理簿を検索することができます。検索のやり方や機能などはこちらに記載されています。リンク
行政ファイル管理簿を検索するとき、皆さんそれぞれの検索方法があると思います。
私が気にしていることは以下の通りです。
- 条件検索で行政組織を絞り込む。
- 三段階の階層式であることを意識する。
- 文書保存期間表などを見ながらキーワードを入力する。
このようなことを意識しています。いまいち検索が上手くいかない場合には、中分類、大分類そのものを検索してしまうのも有効かもしれません。
また、文書保存期間表には文書の例示も記載されています。その文言をそのまま行政ファイル管理簿で検索してしまうことも考えられます。
なお、文書保存期間表に掲載されない文書もあることにに留意が必要です。
標準文書保存期間表とあわせて検索していく
標準文書保存期間表は、公文書の管理に関する法律に定められた文書です。各省庁の課、局、室などのHPで「文書保存期間表」で検索するとでてきます。標準文書保存期間表には例としてどのような文書が保存されているのかが記載されています。
また、標準期間表には大分類、中分類等の記載がありますので行政文書ファイル管理簿で検索をかけることができます。
これらの情報と、上記の行政文書ファイル管理簿を照らし合わせることで効果的に、文書の特定に必要な情報を入手することができるかもしれません。
組織図も活用していく
行政機構は多くの組織が入り組んでいます。そのため、情報公開請求をする場合には「どの機関が文書を保有しているのか？」ということから出発しなければなりません。
そんなときは、各省庁の組織図をHPから探し出して行政文書ファイル管理簿や標準文書保存期間表と照らし合わせることで、文書の特定に必要な情報を入手することができるかもしれません。
備考
内容的にベストプラスティクとされている行政文書のファイル例「旧文科省、育英会法」
リンクPDF 第４７回公文書管理委員会資料より
・行政文書ファイルによる管理を行う。行政文書ファイル化という場面においては、電子の中に入っていたものを整理・保存する際には、紙に印刷しまして、紙を原本として保存するということが行われているのだまだまだ現状かと思ってございます(2018年9月28日68回公文書管理委員会、事務方発言）。
・紙で管理しているという場合におきましても、実際はその紙を原本として保存した段階で、それ以外のすべてのもとになった電子ファイルを削除するというようなことは厳格に行われているわけではありませんので、紙で原本をもっておきながら、共有フォルダの中にも依然として残っているという実態が相当程度あると思います。これにつきましては、情報公開請求等があったときにも、原本を出すだけではなくて、場合によっては共有フォルダまでも検索する必要が生じてくるというようなこともあろうかと思います以下略、、、、(2018年9月28日68回公文書管理委員会、事務方発言）。
・共有フォルダの管理理に関するイメージ
・検討中フォルダにある文書について
検討中フォルダにある文書についても、保存中の行政文書である。、、、。例えば局長に上げた段階と大臣に上げた段階で、相当程度内容に変更があったというものについては上書き修正ということではなくて、それぞれの者について保存していくことが求められているというのが我々の考え方でございます（第69回2018年10月公文書管理委員会事務方発言）。
行政ファイル管理簿に関する問題点
とにかく使いづらい
検索がつかいづらいです。
そもそもファイル管理簿の名称が小分類ではないことがある。
行政文書ファイル管理簿の名称が小分類ではないことがあります、保存期間表を併せて参照しないとわかりません。
（例）欲しいもの「開示請求受付簿」
ファイル管理簿
（大）閣議事項及び内閣の庶務等に関すること
（中）内閣の庶務等に関すること
（小）内閣総務官室関係
となっています。
これだけで「開示請求受付簿」にたどり着くには困難ですね。
・発生している不適切事例などをみますと、行政ファイル管理簿が適切に機能しているかどうか疑われる面があるというふうに感じております。
すなわち、国会答弁でも存在しないと言われていた文書が後から出てきたり、情報公開において開示、不開示が問われるときに不存在という処理がなされるなど、つまり、ファイル管理簿自体がどの程度しっかりできているのかというのが疑問であるとうことであったわけです（2018年7月66回公文書管理委員会、委員発言、参照）。
ファイルの名称等が分かりにくい。→一定の標準化を図っていく（2018年第67回公文書管理委員会、事務方発言、参照）。
当事務所の紹介
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