(情報公開)標準文書保存期間基準(保存期間表)を使う。
目次
標準文書保存期間表とは
保存期間表は、各行政機関に共通する業務等に関し当該業務プロセスに係る文書を類型化したうえで、その保存期間基準を定めたものに各行政機関の事務に応じた保存期間基準を加えて表にしたものです(公文書の管理に関するガイドライン11頁。)
簡単に説明すると、ガイドラインにより一定の基準を示したものに各行政機関が事務の実情に合わせて作成したものです。
各行政機関の局や課、室などで作成してあり「具体的な文書の例示等」も示してあるので、どんな機関にどのような文書が存在するのかをイメージすることができて重宝します。
各行政機関では、国民に理解しやすいように文書のファイル管理をおこなっています。しかし、標準文書保存期間表に掲載されていない文書も存在することに留意しておく必要があります。
標準文書保存期間表を検索する。
各行政機関の標準保存期間表にたどりつく方法としては、例えば、「内閣官房 内閣情報調査室 標準文書保存期間」と検索します。
また、サイト内検索で「標準文書保存期間」と検索してみるのもいいでしょう。(サイト内検索とは、サイト内の検索ボックスで検索することです。右上にあることが多い。)
地方自治体なども保存期間表を公表している自治体もありますので、いろいろと検索してみるのも良いかもしれません。
行政文書ファイル管理簿と併せて使ってみる。
例えば「内閣総務官室 閣議」で検索しても出てこないのですが「内閣官房 閣議」で検索すると関連の文書ファイルがでてきたりします。
保存期間表の文言を参考にして請求書作成を作成してみる。
情報公開請求書を作成するときに、「文書の特定に必要な情報」を作文するときに「どのように表現していいのか分からない」ということは、私たち国民にとってはあたりまえです。
このとき、上記のように行政文書ファイル管理簿の特定で請求書が作成できればいいのですが、そう単純ではありません。
ファイル管理簿にたどり着けなかったりファイル管理簿に記載されていないものもあります。また、ファイル管理簿に頼らなくとも情報公開制度は開示請求できるので、自由に請求書に作文して請求することができます。
このとき、作文をするにあたって、文書の内容を説明するために「どのような文言」を使用するのか判断に迷うことがあります。
そんなときは、標準保存期間表に記載されている文言を参考にして請求書をつくるのもいいでしょう。意味がよく分からない場合には検索して調べます。
当事務所では、情報公開請求に関する代理、代行手続きをおこなっております。よろしくお願いします。東京都中野区 行政書士 北原伸介のホームページです。
北原 伸介
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