（情報公開）標準文書保存期間基準（保存期間表）を使う。

2023年6月14日2023年6月15日

情報公開請求書を作成する上では、文書の特定に必要な情報を記載した請求書を作成することが必要です。情報公開請求のコツ？文書の特定に関して

そして、文書の特定に必要な情報の一つとして、行政ファイル管理簿でファイルを示すことは、過去の記事で書きました。（情報公開）行政文書ファイル管理簿

今回はそれらと並んで、文書の特定に必要な情報を与えてくれる標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」。）について書いていきます。

標準文書保存期間表とは

保存期間表は、各行政機関に共通する業務等に関し当該業務プロセスに係る文書を類型化したうえで、その保存期間基準を定めたものに各行政機関の事務に応じた保存期間基準を加えて表にしたものです（公文書の管理に関するガイドライン11頁。）

簡単に説明すると、ガイドラインにより一定の基準を示したものに各行政機関が事務の実情に合わせて作成したものです。

各行政機関の局や課、室などで作成してあり「具体的な文書の例示等」も示してあるので、どんな機関にどのような文書が存在するのかをイメージすることができて重宝します。

各行政機関では、国民に理解しやすいように文書のファイル管理をおこなっています。しかし、標準文書保存期間表に掲載されていない文書も存在することに留意しておく必要があります。

各行政機関の標準保存期間表にたどりつく方法としては、例えば、「内閣官房　内閣情報調査室　標準文書保存期間」と検索します。

また、サイト内検索で「標準文書保存期間」と検索してみるのもいいでしょう。（サイト内検索とは、サイト内の検索ボックスで検索することです。右上にあることが多い。）

地方自治体なども保存期間表を公表している自治体もありますので、いろいろと検索してみるのも良いかもしれません。

対象の事務取扱期間の「標準文書保存期間表」までたどり着くことができれば

おおよその行政文書の存在が推認できると思います。そうしましたら、eーgovにアクセスして行政ファイル管理簿を検索してみます。

「標準文書保存期間表」に記載されている事項を参考にしながら、行政ファイル管理簿を検索していきます。

室や課で検索をしてもファイル管理簿が出てこない場合があります。そのような場合には、「標準文書保存期間表」の大、中、小などの分類に記載されている文言で検索するとたどり着きやすい気がします。

例えば「内閣総務官室　閣議」で検索しても出てこないのですが「内閣官房　閣議」で検索すると関連の文書ファイルがでてきたりします。

行政ファイル管理簿が特定できればその管理簿を情報公開請求請求書に記載します。

行政ファイル管理簿の記載がされている情報公開請求書は、一般に「文書の特定に必要な情報が記載されている」として評価されると考えられるので、適切な請求書が作成できるということになります（詳解情報公開法（総務省行政管理局）33～34 頁）。

情報公開請求書を作成するときに、「文書の特定に必要な情報」を作文するときに「どのように表現していいのか分からない」ということは、私たち国民にとってはあたりまえです。

このとき、上記のように行政文書ファイル管理簿の特定で請求書が作成できればいいのですが、そう単純ではありません。

ファイル管理簿にたどり着けなかったりファイル管理簿に記載されていないものもあります。また、ファイル管理簿に頼らなくとも情報公開制度は開示請求できるので、自由に請求書に作文して請求することができます。

このとき、作文をするにあたって、文書の内容を説明するために「どのような文言」を使用するのか判断に迷うことがあります。

そんなときは、標準保存期間表に記載されている文言を参考にして請求書をつくるのもいいでしょう。意味がよく分からない場合には検索して調べます。

当事務所では、情報公開請求に関する代理、代行手続きをおこなっております。よろしくお願いします。東京都中野区　行政書士　北原伸介のホームページです。

情報公開請求や公文書の管理に関心が強い行政書士。 taroimo1030@gmail.com （電話）080ー7172ー8669　（FAX）03－6850ー8573 お問合せは無料です。文書に関するものでしたらあらかじめFAXいただくとスムーズです。