情報公開請求に有意義な「公文書の管理」に関する知識
この記事では、行政機関の公文書の管理に関して書いています。公文書等の管理に関する法律e-govリンク
東京都中野区にある北原伸介行政書士事務所では、情報公開請求に関する代理、代行、連名に関する事務を行っております。
この記事では、公文書の管理等に関して情報公開請求に必要な部分を抜粋して書いていきます。なお、筆者の意見に関する部分は行政書士会とは関係がありません。
目次
公文書の管理等に関することを知る実益
公文書等の管理に関する法律
公文書の管理に関する法律を見ていきましょう。
公文書は国民の財産です。情報公開請求等を通じて国民が利用することは当然のことです。ですから、開示請求書には目的を記載する必要すらありません。
公文書の管理に関しては、国民が知的財産の保存や作成等を行政機関に対して依頼しているとみることができます。依頼主としては事務が適切に行われるように監督したり注文をつけたりすることは当然のことです。組織は監督しないと緩んできます。したがって、公文書の管理に対して国民が声をあげることは必要不可欠なのではないでしょうか。
4条について
行政機関の職員は、処理に係る事案が軽微なものを除き文書を作成しなければなりません(4条)。
それも、「行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程」、「事務事業の実績」を合理的に跡付け、又は検証できるように作成しなければなりません。そのために必要な事項の例として法4条は
情報公開をする際に上記の事柄に関する文書は高確率で存在することになります。目星をつけて行政文書ファイル管理簿などで検索します。(情報公開)行政文書ファイル管理簿 他に保存期間表や組織図なども有益です。
5条公文書の整理
開示請求でおなじみの「行政文書ファイル」がでてきましたね。また、「相互に密接な関連を有する文書」という文言は、開示請求における一件の考え方と共通しています。(情報公開請求)行政文書一件、件数について
↓ 行政文書ファイル。国立公文書館で閲覧室で了解をとって撮影しました。
↑きれいにまとまっていて感動しました。
行政文書ファイルは、行政文書ファイル管理簿にまとめられています。行政文書ファイル管理簿は、公表しなければならないとされていて(法7条)egovで公表されています。(情報公開制度)e-Govをつかう。
保存期間
行政機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければなりません(法5条)。中央省庁では文書の保存期間表が公表されています。(情報公開)標準文書保存期間基準(保存期間表)を使う。
保存期間が過ぎると廃棄又は公文書館等に移管されます(法8条)。公文文書館に移管された文書のことを「特定歴史文書」と定義されています(法2条7項)。
廃棄をする場合には、内閣総理大臣と協議をして同意を得ることになっています(8条)。しかし、実際には人員が足りないようで公文書の廃棄に関する手続きが適切に行われているのかどうか疑問との話があります(日本記者クラブYOUTUBE「公文書管理を考える」三宅弘弁護士。
情報公開との関係でいうと、保存期間は非常に大切です。欲しい文書も保存期間が満了すると行政機関になくなるからです。また、保存期間表は開示請求書の作成にも役立ちます。情報公開請求のコツ?文書の特定に関して
管理状況の報告等
9条行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告しなくてはならないとされています。
内閣総理大臣は、その報告を取りまとめ概要を毎年度公表しなければならないこととされています。内閣府HPリンク
公文書管理規則
行政機関は、各省庁で「行政文書管理規則」を作成しています。それらは、HPで公表されているので覗いてみると参考になります。省庁によっては規則に加えて、規則細則を作成している場合もあるようなので注意が必要です。
おわりに
公文書の管理と情報公開は切っても切り離せない関係にあると思います。これらの制度をよく理解して開示請求を上手に使えるように研鑽を積んでいます。
最後に書籍の紹介として高橋滋、藤井昭夫、斎藤誠 『条解 行政情報関連三法』弘文堂 (2011/11/1)を上げます。
公文書管理法と情報公開法と行政機関個人情報保護法が詳解されていて便利です。
審査請求の際などに参考とすることができます。この本から、判例や他の書籍にあたることもできます。高価な本なので図書館や国会図書館で見てみてください。
なお、国会図書館は最終手段なので「できるだけ、地域の図書館で探してから。」利用するようにして下さいませ。
080-7172-8669
taroimo1030@gmail.com
北原伸介
北原 伸介
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