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情報公開請求に有意義な「公文書の管理」に関する知識

2023年12月20日

この記事では、行政機関の公文書の管理に関して書いています。公文書等の管理に関する法律e-govリンク

東京都中野区にある北原伸介行政書士事務所では、情報公開請求に関する代理、代行、連名に関する事務を行っております。

この記事では、公文書の管理等に関して情報公開請求に必要な部分を抜粋して書いていきます。なお、筆者の意見に関する部分は行政書士会とは関係がありません。

公文書の管理等に関することを知る実益

　行政機関等の公文書の管理等は、公文書の管理に関する法律、（以下法律）に基づいて行われます。地方自治体も法律の趣旨にのっとり、施策を策定し、実施するよう努めなければならないとされています（法３４条）。したがって、地方自治体への情報公開請求をする際にも役立つのです。
　公文書の管理に関して学んでおくことで、行政機関の文書がどのように扱われているかをイメージすることができます。
　情報公開請求をする場合に、そのような感覚があると文書の取得に役立つことは間違えありません。
　また、行政機関が文書を作成していない場合などに「法律に照らして、なぜ作成されていないか？」を審査請求を通じて問いかけることもできます。
　このようなことは、国民が国の行政を監視することに他なりません。そのことは、行政機関の適法性が維持されるということで公益に直結します。
　審査請求（不服申立）は、国民の権利の救済という面もありますが、行政機関の事務の適法性の維持という役割をも果たしています。

公文書等の管理に関する法律

公文書の管理に関する法律を見ていきましょう。

（目的）
・公文書等が国民の知的資源であるということが書いてあります。
・その知的資源は国民が主体的に利用し得るものです。
・行政機関が適正に運営され、国民に説明する債務が全うされるようにすることを目的とするということが書いてあります。

公文書は国民の財産です。情報公開請求等を通じて国民が利用することは当然のことです。ですから、開示請求書には目的を記載する必要すらありません。

公文書の管理に関しては、国民が知的財産の保存や作成等を行政機関に対して依頼しているとみることができます。依頼主としては事務が適切に行われるように監督したり注文をつけたりすることは当然のことです。組織は監督しないと緩んできます。したがって、公文書の管理に対して国民が声をあげることは必要不可欠なのではないでしょうか。

４条について

行政機関の職員は、処理に係る事案が軽微なものを除き文書を作成しなければなりません（4条）。

それも、「行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程」、「事務事業の実績」を合理的に跡付け、又は検証できるように作成しなければなりません。そのために必要な事項の例として法4条は

１，法令の制定又は改廃及びその経緯
２，閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びその経緯
３，複数の行政機関による申し合せ又はほかの行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯
４、個人又は法人の権利義務の得失及びその経緯
５、職員の人事に関する事項
を明記しています。法文では、「上記各号その他の事項、、。」と記載されているので上記各号は例示であることが表現されています。
　ですので、上記各号が記載されているだけでは十分でない場合があるということになります。
　それでは、どのような事項が記載されている文書が作成されなければならいか？というと、4条は「1条の目的に資するために」と記載されていることから、1条の目的の一つである「将来及び現在の国民に説明する債務が全うされる文書」を作成する必要があると筆者は考えます。

情報公開をする際に上記の事柄に関する文書は高確率で存在することになります。目星をつけて行政文書ファイル管理簿などで検索します。（情報公開）行政文書ファイル管理簿　他に保存期間表や組織図なども有益です。

５条公文書の整理

５条２項
行指揮官の長は、、、、、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適示に、相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物（以下、行政文書ファイル）にまとめなければならない。

開示請求でおなじみの「行政文書ファイル」がでてきましたね。また、「相互に密接な関連を有する文書」という文言は、開示請求における一件の考え方と共通しています。(情報公開請求）行政文書一件、件数について

↓　行政文書ファイル。国立公文書館で閲覧室で了解をとって撮影しました。

↑きれいにまとまっていて感動しました。

行政文書ファイルは、行政文書ファイル管理簿にまとめられています。行政文書ファイル管理簿は、公表しなければならないとされていて（法７条）egovで公表されています。（情報公開制度）e-Govをつかう。

 

保存期間

行政機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければなりません（法５条）。中央省庁では文書の保存期間表が公表されています。（情報公開）標準文書保存期間基準（保存期間表）を使う。

保存期間が過ぎると廃棄又は公文書館等に移管されます（法８条）。公文文書館に移管された文書のことを「特定歴史文書」と定義されています（法２条７項）。

廃棄をする場合には、内閣総理大臣と協議をして同意を得ることになっています（８条）。しかし、実際には人員が足りないようで公文書の廃棄に関する手続きが適切に行われているのかどうか疑問との話があります（日本記者クラブYOUTUBE「公文書管理を考える」三宅弘弁護士。

情報公開との関係でいうと、保存期間は非常に大切です。欲しい文書も保存期間が満了すると行政機関になくなるからです。また、保存期間表は開示請求書の作成にも役立ちます。情報公開請求のコツ？文書の特定に関して

 

管理状況の報告等

９条行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告しなくてはならないとされています。

内閣総理大臣は、その報告を取りまとめ概要を毎年度公表しなければならないこととされています。内閣府HPリンク

公文書管理規則

行政機関は、各省庁で「行政文書管理規則」を作成しています。それらは、ＨＰで公表されているので覗いてみると参考になります。省庁によっては規則に加えて、規則細則を作成している場合もあるようなので注意が必要です。

おわりに

公文書の管理と情報公開は切っても切り離せない関係にあると思います。これらの制度をよく理解して開示請求を上手に使えるように研鑽を積んでいます。

最後に書籍の紹介として高橋滋、藤井昭夫、斎藤誠　『条解　行政情報関連三法』弘文堂 (2011/11/1)を上げます。

公文書管理法と情報公開法と行政機関個人情報保護法が詳解されていて便利です。

審査請求の際などに参考とすることができます。この本から、判例や他の書籍にあたることもできます。高価な本なので図書館や国会図書館で見てみてください。

なお、国会図書館は最終手段なので「できるだけ、地域の図書館で探してから。」利用するようにして下さいませ。

０８０－７１７２－８６６９

taroimo1030@gmail.com

北原伸介

 

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北原 伸介

情報公開請求や公文書の管理に関心が強い行政書士。 taroimo1030@gmail.com （電話）080ー7172ー8669　（FAX）03－6850ー8573 お問合せは無料です。文書に関するものでしたらあらかじめFAXいただくとスムーズです。

公文書の管理、情報公開制度

Posted by 北原 伸介